HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG, TRA CỨU TÀI LIỆU TRÊN THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ

 

I.      CÁC DẠNG THÔNG TIN TRÊN THƯ VIỆN:

 

Hiện nguồn lực thông tin bao gồm các cơ sở dữ liệu sau:

       Sách

       Bài trích

       Báo/Tạp chí

       Nghe nhìn (Multimedia)

       Hình ảnh

       Bộ sưu tập hình ảnh

       Bản đồ

 

II.      CẤU TRÚC THÔNG TIN LƯU TRỮ:

 

Một dạng thông tin cần ít nhất 2 cấu trúc thông tin để lưu trữ:

       Thông tin thư mục: Bao gồm các thông tin liên quan đến tài liệu đó ví dụ như: Nhan đề, năm xuất bản, tác giả, nhà xuất bản, số, ngày phát hành, vv…

       Thông tin chuyển tải của tài liệu: Là nội dung của tài liệu đó (toàn văn).

 

III.      CÁCH THỨC TÌM KIẾM THÔNG TIN TRÊN PHÂN HỆ OPAC

 

Có 3 dạng tìm kiếm.

       Tìm theo thông tin thư mục.

       Tìm theo thông tin chuyển tải tài liệu.

       Duyệt theo đề mục, bộ sưu tập, vv….

 

IV.      DỊCH VỤ CÓ TRÊN THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ

 

       Z39.50: Dịch vụ tìm kiếm trên các thư viện nước ngoài.

       ILL: Dịch vụ mượn liên thư viện (*).

       Từ điển: Từ điển tra cứu Anh, Pháp, Việt.

(*) Chỉ phục vụ đối với các thư viện có hỗ trợ dịch vụ này.

 

V.      YÊU CẦU ĐỐI VỚI BẠN ĐỌC

 

Để có thể truy xuất được tất cả các dạng tài liệu được thư viện cho phép truy cập, bạn đọc phải đảm bảo 2 điều kiện sau:

       Phải có thẻ bạn đọc.

       Phải có tài khoản để truy cập các tài liệu toàn văn.

Bảng mô tả dạng tài liệu và thông tin lưu trữ

 

VI.      CẤU TRÚC TRANG WEB CỦA THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ:

 

Gồm 4 phần:

       Thư viện: Giới thiệu về các thông tin thư viện điện tử.

       Tài nguyên: Cung cấp các hướng tra cứu tài liệu.

       Dịch vụ: Cung cấp các dịch vụ của thư viện.

       Bạn đọc: Cung cấp thông tin cho bạn đọc.

 

Các nguyên tắc tìm kiếm trên OPAC: có 2 dạng tìm kiếm trên OPAC

1.       Tìm trong dữ liệu thư mục: Áp dụng đối với sách, báo, tạp chí, hình ảnh, nghe nhìn, đề tài khoa học, bản đồ, bài trích.

Đối với dữ kiện (yêu cầu) tìm kiếm thuộc dạng dữ liệu thư mục của tài liệu:

      Bước 1: Xác định dạng tài liệu muốn tìm (Sách, báo/tạp chí, hình ảnh, vv…).

      Bước 2: Đưa dữ kiện (yêu cầu) tìm kiếm vào các trường tương ứng.

Kết quả trả về cho ta danh sách các bài (nếu có) theo yêu cầu.

 

Ví dụ: Khi ta muốn tìm các bài viết của tác giả tên là “Hồ Việt”. Thông tin duy nhất ta biết được là tác giả này có viết bài trên báo SGGP, khi đó chúng ta có thể bắt đầu việc tìm kiếm bằng cách sau:

      Bước 1: Vào phần “Tài nguyên” chọn phần “Bài trích” (*).

      Bước 2: Nhập vào trường (ô) “Tác giả” giá trị như sau: “Hồ Việt” (lưu ý: không có dấu nháy kép trước và sau tên tác giả) và thực hiện tìm kiếm.

(*) Lý do đưa ra trong trường hợp này là do tác giả nói trên có tham gia viết bài cho báo SGGP nên sẽ có khả năng bài này sẽ có thể sẽ được lưu trữ trong hệ thống.

 

2.       Tìm trong dữ liệu toàn văn: Áp dụng cho báo, tạp chí, bài trích của một số nhan đề

Đối với dữ kiện (yêu cầu) không rõ nhưng có thể xuất hiện trong nội dung của tài liệu.

      Bước 1: Xác định dạng tài liệu muốn tìm (Báo/Tạp chí, Bài trích, Đề tài Khoa học, trên website).

      Bước 2: Đưa dữ kiện (yêu cầu) tìm kiếm vào các trường tương ứng (*)

Kết quả trả về cho ta danh sách các bài (nếu có) theo yêu cầu.

 

Ví dụ: Bạn đọc cần tìm tất các các thông tin có liên quan đến cụm từ “vé tàu”. Lúc này, dữ kiện tìm kiếm bạn đọc đưa ra không xác định cụ thể. Do vậy cần thực hiện việc tìm kiếm dựa trên nội dung của tài liệu.

      Bước 1: Vào phần “Tài nguyên” chọn phần “Toàn văn”.

      Bước 2: Nhập giá trị “vé tàu” vào ô “Nội dung” (**).

Lúc này, chương trình sẽ tìm tất cả các bài viết trong nội dung có cụm từ “vé tàu”.

      Bước 4: Click chuột (trái) vào từng nhan đề để xem chi tiết.

 

(* )Tùy theo nguồn thông tin, bạn đọc có thể chọn nơi tìm kiếm, “Tìm trên Libol” hoặc “Tìm trên website”.

(**) Để tìm chính xác cụm từ trên có thể thêm vào cặp dấu nháy kép vào cụm từ muốn tìm.

 

Đối với dữ kiện (yêu cầu) từ thông tin nhan đề, tác giả bài viết trong một số báo, tạp chí nhưng không chính xác:

 

      Bước 1: Vào phần “Tài nguyên”, chọn phần “Báo/Tạp chí”.

      Bước 2: Nhập giá trị cần tìm vào ô “Mục lục” (*).

      Kết quả trả về cho ta danh sách các tổng mục lục (nếu có) theo yêu cầu.

 

 

Ví dụ: Bạn đọc cần tìm tất cả các nhan đề bài viết có cụm từ “xã hội hóa” ở báo SGGP.

      Bước 1: Vào phần “Tài nguyên”, chọn phần “Báo/Tạp chí”.

      Bước 2: Nhập giá trị “xã hội hóa” vào ô “Mục lục”.

      Bước 3: Nhập giá trị “Sài Gòn Giải Phóng” vào ô “Nhan đề”.

(*) Mặc định, chương trình sẽ tìm trong tổng mục lục, nội dung bao gồm cụm từ cần tìm. Không cần để cặp nháy kép trong trường hợp này.

 

VII.      CÁC THAO TÁC ĐỐI VỚI BẠN ĐỌC:

 

1)       Đăng ký thẻ : Bạn đọc bắt buộc phải đăng ký thẻ để có thể mượn tài liệu của thư viện. Các bước đăng ký:

      Bước 1: Vào phần “Bạn đọc”, chọn phần “Đăng ký thẻ”.

      Bước 2: Nhập các thông tin yêu cầu của chương trình. Nhân viên thư viện sẽ tiếp nhận yêu cầu và sẽ gửi thông tin về số thẻ cho bạn đọc qua email.

      Bước 3: Bạn đọc kiểm tra email để có thể biết thông tin về số thẻ.

Lưu ý: Bạn đọc phải liên hệ trực tiếp với thư viện để gia hạn thẻ bạn đọc khi số thẻ hết hạn.

2)       Đăng ký tài khoản: Bạn đọc buộc phải đăng ký tài khoản với thư viện để có thể tải về các tài liệu của thư viện. Các bước thực hiện như sau:

      Bước 1: Vào phần “Dịch vụ”, chọn phần “Mua tài liệu”.

      Bước 2: Chọn vào “Đăng ký” và điền các thông tin theo yêu cầu. Nhân viên thư viện sẽ ghi nhận và kích hoạt tài khoản đã đăng ký (*).

(*) Bạn đọc có thể nhập vào số thẻ và mật khẩu để chương trình tự động điền các thông tin vào các ô nhập thông tin. Mã tài khoản do bạn đọc tự chọn nhưng theo khuyến cáo, bạn đọc nên chọn mã tài khoản cũng chính là số thẻ của mình.

 

VIII.      CÁCH TẢI TÀI LIỆU:

 

Tải về thông tin nhan đề: Áp dụng cho tất cả các dạng tài liệu.

      Bước 1: Thực hiện tìm kiếm thông tin theo nhu cầu.

      Bước 2: Chọn những nhan đề tài liệu đáp ứng theo yêu cầu bằng cách click chuột (trái) vào biểu tượng   (*).

      Bước 3: Click chuột (trái) vào biểu tượng  ở phía trên bên phải.

      Bước 4: Chọn những tài liệu cần tải về bằng cách click chuột (trái) vào các ô chọn theo từng nhan đề (**). Sau đó nhấn nút “Tải về”.

      Bước 5: Chọn dạng hiển thị tài liệu và chọn nơi sẽ tải về, sau đó nhấn vào nút “Chọn”.

ü       eMail: Chương trình sẽ tự động gửi email đến địa chỉ mà bạn đọc nhập vào.

ü       File: Chương trình sẽ tạo 1 tập tin có định dạng hml với nội dung là danh sách các nhan đề đã chọn ở bước 4 (Xem thêm bước 6).

ü       Màn hình: Chương trình sẽ hiển thị nội các nhan đề đã chọn ở bước 4 tren màn hình.

      Bước 6: Click chuột (phải) vào liên kết “đây” trên màn hình, sau đó chọn “Save Targer As….”.

(*) Biểu tượng  : Cho biết tài liệu này chưa được chọn.

      Biểu tượng  : Cho biết tài liệu này đã được chọn.

(**) Click chuột (trái) vào ô chọn trên cùng để chọn tất cả các nhan đề.

Tải nội dung tài liệu (tài liệu toàn văn): Cách này áp dụng cho các loại tài liệu như : Bài trích, toàn văn báo SGGP, Thể Thao SGGP, SGGP Thứ bảy, Luận Án.

Cách này chỉ áp dụng đối với bạn đọc đã đăng ký thẻ thư viện và tài khoản đã được kích hoạt.

       Cách tải tài liệu toàn văn bài trích: Chỉ áp dụng cho các nhan đề SGGP, Thể Thao SGGP.

      Bước 1: Thực hiện tìm kiếm thông tin theo nhu cầu (ở phần “Bài trích”).

      Bước 2: Chọn những nhan đề tài liệu đáp ứng theo yêu cầu bằng cách click chuột (trái) vào chính nhan đề đó.

      Bước 3: Đánh dấu tài liệu đã chọn bằng cách click chuột (trái) vào ô chọn. Sau đó nhấn nút “Chọn mua”.

      Bước 4: Click chuột (trái) vào liên kết “Danh sách đã chọn” để xem danh sách những tài liệu đã chọn (*).

      Bước 5: Nếu bạn đọc chưa điền thông tin tài khoản (xem thông tin tài khoản ở mục VII) thì phải nhập thông tin tài khoản ở bước này. Thông tin yêu cầu bao gồm tên tài khoản và mật khẩu. Nếu bạn đọc đã nhập thông tin tài khoản rồi (mà chưa đăng xuất) thì chương trình sẽ tự động chuyển sang bước 6 (**).

      Bước 6: Click chuột (phải) vào từng nhan đề, sau đó chọn “Save Targer As….”

(*) Nhấn vào nút “Trang trước” (ở trên, bên trái) để chọn tiếp tài liệu khác (nếu cần).

(**) Bạn đọc nên đăng xuất sau khi tải tài liệu xong.

       Cách tải tài liệu toàn văn báo: Chỉ áp dụng cho các nhan đề của chương trình giảng dạy kinh tế Fulbright (*).

      Bước 1: Thực hiện tìm kiếm thông tin theo nhu cầu (ở phần “Báo/Tạp chí”).

      Bước 2: Chọn những nhan đề tài liệu đáp ứng theo yêu cầu bằng cách click chuột (trái) vào chính nhan đề đó.

      Bước 3: Click chuột (trái) vào liên kết “Chi tiết”.

      Bước 4: Để tải tập tin toàn văn : Xem bước 5.

      Để xem trực tiếp :Xem bước 6.

      Bước 5: Click chuột (phải) vào liên kết “toàn văn”, sau đó chọn “Save Target As…”.

      Bước 6: Click chuột (trái) vào liên kết “toàn văn”.

(*) Trên máy bạn đọc bắt buộc phải có chương trình Acrobat Reader để có thể xem nội dung toàn văn.

       Tải tài liệu là hình ảnh

      Bước 1: Thực hiện tìm kiếm thông tin theo nhu cầu.

      Bước 2: Click chuột (phải) vào hình cần tải về, sau đó chọn “Save Targer As…”.

 

IX.      CÁC DỊCH VỤ TRÊN OPAC

 

       Z39.50: Dịch vụ tra cứu tài liệu trên các thư viện khác.

Các bước thực hiện:

      Bước 1: Vào phần “Dịch vụ”, chọn phần “Z39.50”.

      Bước 2: Chọn tên máy chủ (*).

      Bước 3: Nhập thông tin cần tìm (**).

(*) Có thể chọn máy chủ khác từ liên kết “danh sách sẵn có”

(**) Để tìm trên nhiều thư viện (máy chủ) chọn liên kết “Tìm trên nhiều thư viện”.

Bạn đọc có thể căn cứ vào kết quả này để thực hiện việc mượn liên thư viện (xem thêm phần  ILL, phần phục vụ cho bạn đọc).

       ILL: Dịch vụ mượn liên thư viện.

      Phục vụ cho việc mượn tài liệu ở các thư viện khác: Chỉ dành cho thư viện.

      Phục vụ cho bạn đọc : Dành cho bạn đọc có nhu cầu mượn tài liệu từ thư viện khác thông qua THƯ VIỆN CHƯƠNG TRÌNH GIẢNG DẠY KINH TẾ FULBRIGHT. Bạn đọc có thể tra cứu tài liệu từ các thư viện khác nhau, khi có nhu cầu mượn có thể thông qua dịch vụ này để có thể mượn tài liệu mà không cần đến trực tiếp thư viện đó (*).

Yêu cầu đối với bạn đọc khi thực hiện dịch vụ này là phải có thẻ thư viện (hay có mã số thẻ thư viện) do Thư viện cấp và vẫn còn giá trị.

(*) Dịch vụ này chỉ thực hiện đối với các thư viện có quan hệ mượn liên thư viện với THƯ VIỆN CHƯƠNG TRÌNH GIẢNG DẠY KINH TẾ FULBRIGHT.

Các bước thực hiện:

      Bước 1: Vào phần “Dịch vụ”, chọn phần “ILL”

      Bước 2: Nhập các thông tin yêu cầu

Thư viện sẽ gửi email cho đọc giả khi nhận được tài liệu.

       Mua tài liệu (áp dụng với độc giả ngoài cơ quan SGGP): Liệt kê các tài liệu mà bạn đọc đã yêu cầu, dịch vụ này đòi hỏi phải đăng nhập bằng tài khoản do Thư viện chương trình giảng dạy kinh tế fulbright cấp.

       Từ điển : Tra cứu từ điển online. Có thể tra cứu với nhiều từ điển khác nhau như : từ điển Anh – Việt, Việt – Anh, Việt – Pháp, Pháp –Việt, vv….

       Font : Tải font chữ cho những máy tính không thể hiện chính xác font chữ trên màn hình.

       Dịch vụ tham khảo thông tin: Cung cấp các thông tin theo yêu cầu bạn đọc, yêu cầu của dịch vụ này là bạn đọc cần có số thẻ thư viện do Thư viện chương trình giảng dạy kinh tế fulbright cung cấp. Quy trình như sau:

      Phục vụ bạn đọc tại chỗ:

Bạn đọc có thể liên hệ thủ thư để nhận phiếu yêu cầu cung cấp dịch vụ tham khảo thông tin, thủ thư sẽ phục vụ trực tiếp hoặc trả phản hồi bằng email khi có kết quả.

      Phục vụ bạn đọc qua mạng:

Bạn đọc có thể gửi email đến địa chỉ …….. với nội dung sau

Tiêu đề : Dịch vụ tham khảo thông tin

Nội dung:

Họ tên người gửi: <Họ tên người gửi thông tin>

Địa chỉ liên lạc: <Địa chỉ người gửi>

Số điện thoại: <Số điện thoại>

Số thẻ thư viện: <Số thẻ thư viện do Thư viện cung cấp>

Nội dung yêu cầu: <Nội dung cần tìm>

Thời hạn yêu cầu: <Thời hạn yêu cầu>

Phí tối đa: <Chi phí tối đa>

Hình thức nhận: <eMail, bưu điện, bản in>

Thư viện sẽ tiếp nhận và phản hồi lại với bạn đọc về yêu cầu này. Nếu có chi phí (áp dụng cho bạn đọc ngoài cơ quan) thì bạn đọc phải làm thủ tục thanh toán đồng thời nhận kết quả của dịch vụ.

Trên đây là một số hướng dẫn thao tác tìm kiếm cơ bản trên hệ thống Thư viện chương trình giảng dạy kinh tế fulbright giúp bạn đọc có thể tìm kiếm tài liệu theo nhu cầu của mình.

Trường hợp tìm kiếm tài liệu có khó khăn xin sử dụng dịch vụ tham khảo thông tin bằng cách gởi yêu cầu qua email của thư viện, bạn sẽ được đáp ứng yêu cầu.

Trường hợp chưa nắm vững thao tác trên phân hệ tìm kiếm OPAC xin liên hệ với nhân viên thư viện để có sự hướng dẫn cụ thể. Số điện thoại 09……….. hoặc số điện thoại của bộ phận thư viện ……….

Thư viện chương trình giảng dạy kinh tế Fulbright rất hân hạnh được phục vụ bạn đọc trong và ngoài cơ quan, đồng thời rất mong nhận được ý kiến đóng góp cho thư viện phục vụ ngày một tốt hơn.